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Se llegó la hora para que las compañías públicas grandes (large accelerated filers) ubicadas fuera de Estados Unidos de América cuyas acciones se cotizan en ese país, cumplan con los requisitos de la sección 404 de la Ley Sarbanes-Oxley.

Así, deben presentar su evaluación del control interno relativo, con la información financiera ante la Comisión de Valores de ese país, la Securities and Exchange Comisión (SEC). Los Emisores Privados Extranjeros, los Foreign Private Issuers (FPI) deben incluir en su reporte anual un informe del control interno de la administración a partir del ejercicio 2006, el cual debe incluir diversos elementos que a continuación revisaremos.

Declaración de la responsabilidad de la administración de mantener un adecuado control interno relacionado con la información financiera de la compañía, incluyendo la estructura usada por la administración para soportar dicha evaluación, así como la evaluación acerca de la efectividad del control interno relacionado con la información financiera y en su caso revelar cualquier “debilidad material” identificada por la administración.

Asimismo, la firma de contadores públicos que audita los estados financieros debe emitir una certificación de la evaluación de la administración sobre el control interno relacionado con la información financiera y una opinión sobre la efectividad del control interno de la compañía.

Para los FPI que no son considerados grandes (accelerated filers), la obligación será para la administración afirmar la efectividad de su control interno en esta misma fecha, es decir 2006 y el auditor independiente certificará el control interno hasta el ejercicio 2007.

Los principales retos para el cumplimiento de la norma número 2 del Public Accounting Oversight Board (PCAOB) “Una auditoría de Control interno Relacionado con la Información Financiera Realizada junto con una auditoría de Estados Financieros” : Comités de auditoría apropiados; procesos ineficaces de cierre y reportes financieros; evaluación de los controles de las organizaciones de servicio y departamentos de auditoría interna eficaces.

Asimismo, controles de supervisión en ambientes múltiples complejos, falta de conocimiento de US GAAP; experiencia de la administración en la evaluación del control interno relacionado con la información financiera; idioma y controles generales del computador. Por igual problemas de sistemas de tecnología de información; complejidad en la evaluación del control interno en múltiples localidades geográficas y programas efectivos de prevención de fraude.

Apropiados. Comités de auditoría apropiados. El auditor independiente debe evaluar la efectividad de la supervisión del comité de auditoría en su evaluación del ambiente de control considerando los siguientes factores: Independencia de sus miembros con respecto de la administración; entendimiento de sus responsabilidades; interacción con el auditor, auditoría interna, y los principales directores.

También comprensión de las políticas críticas de contabilidad y las estimaciones contables y sensibilidad del comité de auditoría de observaciones del auditor. Reportes. Procesos ineficaces de cierre y reportes financieros. El auditor debe evaluar el proceso de cierre financiero y de reporte que incluye algunos procedimientos como: Los utilizados para iniciar, autorizar, registrar, y procesar asientos de diario en el mayor general.

Otros para registrar ajustes a los estados financieros trimestrales y anuales y los de preparación de borradores de estados financieros trimestrales y anuales. Algunos FPI generalmente no realizan un “cierre completo” de sus estados financieros durante el año y en algunos casos se hace sólo al fin del año.

Por lo tanto, algunos FPI pueden tener sólo una oportunidad de demostrar al auditor que el cierre financiero y de reporte opera eficazmente. Además, algunas de estas compañías mantienen sus registros de acuerdo con reglas contables locales; y rara vez usan los principios de contabilidad generalmente aceptados en EU. La información financiera bajo US GAAP, incluyendo las revelaciones se hace para cumplir con los requisitos de información de la forma 20-F.

Evaluación de los controles de las organizaciones de servicio. La norma requiere evaluar los servicios de una organización de servicio cuando forman parte del sistema de información de una compañía, ya que “son parte del componente de información y comunicación del control interno relacionado con la información financiera de la compañía”.

Tanto la administración como el auditor deben considerar las actividades de la organización de servicio determinando la evidencia requerida para soportar su evaluación de control interno relacionado con la información financiera y tomar en cuenta los requisitos que marca el Pronunciamiento de Normas de Auditoría (SAS) número 70. Eficaces.

Departamentos de auditoría interna eficaces. La Norma permite al auditor confiar en el trabajo de otros bajo ciertas circunstancias (auditores internos, personal de otra compañía, o terceros que trabajan bajo la dirección de la administración) para efectos de completar su evaluación de la afirmación de la administración sobre el control interno relacionado con la información financiera.

Generalmente la función de auditoría interna se enfoca a los riesgos operativos y el personal de auditoría interna puede carecer de competencia, conocimiento, y experiencia para evaluar eficazmente el control interno relativo a la información financiera. Evaluación de la administración en la evaluación del control interno relacionado con la información financiera.

Los auditores deben concluir si la evaluación realizada por la administración, la evidencia obtenida, y las conclusiones alcanzadas con respecto del control interno son apropiadas.

Idioma. Frecuentemente el material proporcionado por la oficina corporativa esta en inglés, mientras el personal documenta su trabajo en su idioma local. Considerando un ambiente multinacional, el reto puede ser identificar un idioma común para que cualquier persona en la compañía sea capaz de entenderlo.

Controles generales del computador. Se deben probar los controles generales del computador para asegurar que la información financiera generada por los sistemas de aplicación sea confiable incluyendo, entre otros los controles de operación del centro de datos, los de software, de seguridad en accesos y de desarrollo y mantenimiento del sistema de aplicación.

Problemas de sistemas de tecnología de información. Los FPI deben probar los controles manuales y automatizados a nivel de proceso/transacción relativos a todas las aseveraciones relevantes de los estados financieros, estos controles pueden ser: controles manuales; controles dependientes de TI; o control de aplicación.

Complejidad en la evaluación del control interno en múltiples localidades geográficas. Las localidades geográficas que deben ser incluidas en el alcance de la evaluación del control interno relacionado con la información financiera, pueden ser: individualmente importantes, con riesgos específicos, y otras que son parte importante de la situación financiera y operaciones de la compañía.

Parte de este reto es el idioma, necesidad de un mayor conocimiento en US GAAP, software no integrado de los paquetes /sistemas, supervisión ineficaz o no oportuno del control interno y reportes financieros de la subsidiaria.

Programas efectivos de prevención de fraude.
Algunos ejemplos de controles sujetos a evaluación (por la administración y los auditores) relacionados con la prevención, identificación y el descubrimiento de fraude incluyen: cumplimiento de código de ética/conducta; actividad adecuada de auditoría interna, independencia e involucramiento del comité de auditoría; sistema de quejas y denuncias sobre asuntos discutibles de contabilidad y auditoría.

Las deficiencias en esta área generalmente constituyen por lo menos una deficiencia significativa en el control interno relacionado con la información financiera. Los FPI debieron haber planeado cuidadosamente el alcance de todos los aspectos del proyecto de implementación.

Las deficiencias en el proceso de planeación resultarán en serias dificultades en corregir las debilidades materiales o completar su evaluación del control interno a finales de este año fiscal. Por supuesto los retos varían de país a país y de organización a organización; sin embargo, los FPI debieron considerar cuidadosamente el impacto de estos retos en sus actividades de planeación y alcances y estar listos para documentar sus pruebas y afirmar la eficacia de su control interno y estar preparados para que las pruebas del auditor confirmen la afirmación de la administración.

Controles de supervisión en ambientes múltiples complejos.
Como parte de su evaluación de control interno, la administración debe evaluar y probar las actividades de supervisión, las cuales deben cubrir a cada subsidiaria en una organización. Tanto la administración como el auditor deben evaluar el diseño y la efectividad operativa de estos controles de supervisión, incluyendo aquéllos controles que existan a nivel subsidiaria.

Para que la administración evalúe eficazmente los controles a nivel subsidiaria, las revisiones deben realizarse con el detalle suficiente a nivel corporativo y complementarse a los niveles apropiados de supervisión en las subsidiarias. Falta de conocimiento de US GAAP. La administración es responsable de los estados financieros y del diseño efectivo de los controles alrededor de la preparación de dichos estados.

Los FPI generalmente se enfocan en controles relacionados con la preparación de sus estados financieros bajo reglas contables locales, y utilizan a menudo a sus auditores o especialistas en US GAAP para que les ayuden en la identificación de los errores en los borradores de los estados financieros, la conciliación con US GAAP, o con la forma 20-F, lo cual se hace generalmente como una actividad de “una vez” al fin del año y puede ser un indicador que el proceso de conciliación de US GAAP no sea eficaz tanto al nivel corporativo como en las subsidiarias. Adicionalmente, no es aceptable que los auditores “corrijan” las revelaciones de los estados financieros, ya que el auditor vería afectada su independencia.