Contar con un proceso estandarizado y documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisión de actividades de una función las cuales arrojen resultados para la mejora continua con el fin de determinar el cumplimiento de los indicadores establecidos dentro de una organización.

DEFINICION
Auditar.
(Del ingl. to audit, y este del lat. audīre, oír).

1. tr. Examinar la gestión económica de una entidad a fin de comprobar si se ajusta a lo establecido por ley o costumbre.

Auditoría.
1. f. Empleo de auditor.

2. f. Tribunal o despacho del auditor.

3. f. Auditoría Contable.

~ Contable.
1. f. Revisión de la contabilidad de una empresa, de una sociedad, etc., realizada por un auditor.

Conceptos definidos en el Diccionario de la Real Academia Española

Proceso.
(Del lat. processus)

1. m. Acción de ir hacia adelante

2. m. Transcurso del tiempo

3. m. Conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación artificial

Es el conjunto de actividades secuenciales que se interrelacionan para formar un todo o sistema, agregando valor al transformar los insumos que recibe.

* Es la supervisión de rutinas de recorridos de los procedimientos operativos
* administrativos o de servicio, instalados en las áreas de las organizaciones, su examen se orienta a la medición y mapeo de las actividades

* La auditoria de procesos es una rama de la Auditoría Interna

* La Auditoría Interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, para agregar valor y mejora las operaciones de una organización. Ayuda a cumplir sus objetivos, aportando un enfoque sistemático y disciplinado, para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión de riesgos, control y dirección

* Con una adecuada Auditoría de procesos se busca la mejora continua la cual se basa en la premisa que el desempeño de la mejora es la responsabilidad continua de todos en la organización para poder lograr los niveles más altos de desempeño, rentabilidad y satisfacción de los clientes

OBJETIVO
Contar con un proceso estandarizado y documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisión de actividades de una función las cuales arrojen resultados para la mejora continua con el fin de determinar el cumplimiento de los indicadores establecidos dentro de una organización.

USUARIOS

*
Externos

Dependencia
Gobierno
Asegurados y afianzadoras
Otras entidades

*
Internos

En el área
En otras áreas
Dirección
Institución
Dependencias afines
Patrocinadores o Proveedores de presupuesto

TIPOS
Internacionalmente las auditorías se clasifican atendiendo a:

* La afiliación del auditor: Estatal e Independiente o Privada
* La relación del trabajo: Externas e Internas
* El objeto que se revisa: Estatal general, Estatal fiscal e Independiente
* Los objetivos fundamentales que se persiguen: Gestión, Financiera, Especial y Fiscal

A partir del año 2000, se clasifican por algunos organismos internacionales (MAC-Ministerio de Auditoría y Control) se clasifican de la siguiente forma:

Contables

* De Gestión u Operacional (Control interno, procesos, eficacia, aplicación de PCGA, ISO, etc.)
* Integrales Financiera( tanto de Estados Financieros como de control interno)
* Financieras (Estados Financieros)
* Temáticas (Especificas, fiscales, IMSS, INFONAVIT, nóminas, etc.)
* Especiales (Se define el tema específico)
* Recurrente (Para dar seguimiento a auditorías anteriores respecto de observaciones y calificación)

Informáticas

* Regular Informática
* Especial Informática
* Recurrente Informática

Pero pueden haber tantos tipos como necesidades se presenten y por áreas específicas.

UTILIDAD
Asegurar el adecuado desarrollo de las actividades en los procesos establecidos de cada puesto dentro de la entidad u organización atendiendo a los estándares de calidad y lineamientos de la unidad económica.

* La auditoria de procesos depende en gran medida de que el control interno establecido se cumpla, lo que se verá reflejado en el logro de los objetivos comunes.
* El control interno tiene por objetivo :
* Confiabilidad.- Asegurar la veracidad e integridad en la información
* Cumplimiento.- Actuar de acuerdo a Políticas, controles, procedimientos, leyes y reglamentos
* Salvaguarda.- Protección e activos, recursos y bienes patrimoniales
* Uso.- Aplicación económica y eficiente de recursos
* Logro .- Cumplimientos de Objetivos y Metas Establecidas de acuerdo a Planes y Programas

APLICACIONES
Derivado de la auditoria se realiza un informe en el cual se indican los aspectos revisados, elementos considerados, personal involucrado y los resultados del análisis y la revisión realizada. Dicho informe podrá ser utilizado por los usuarios de la información.

ENTORNO

* El entorno de auditoría de procesos es la organización misma; del equipo de trabajo depende que el ambiente sea abierto y agradable para poder trabajar adecuadamente. A veces puede resultar tenso y hostil si los involucrados están desorientados respecto del objetivo y las actividades que se realizarán.

* De vital importancia es que todos los participantes estén enterados del valor de su trabajo y como éste coadyuva al logro de los objetivos comunes. “Hacer bien las cosas desde la primera vez” garantiza que el trabajo y la auditoria de procesos resulten eficientes.

* Cada integrante del área y de la entidad debe entender que el trabajo que desempeña no solo repercute en su organización sino que forma parte de un sistema cuando los resultados interactúan en un ámbito externo atendiendo a los usuarios de la información.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA DE PROCESOS

*
Objetivo

* Contar con un proceso estandarizado y documentado sobre la forma como se deben realizar las auditorias a los procesos las cuales nos arrojen resultados para la mejora continua, determinando el cumplimiento de los indicadores establecidos en la organización.

*
Alcance

Definir objetivos
Planeación de las visitas
Alcance de auditoría
Criterios a revisar
Establecer a los involucrados
Designar a los responsables
Asignar recursos
Definir las actividades a realizar dependiendo del proceso a auditar
Cumplimiento de los parámetros o indicadores definidos
Informe
Observaciones para mejorar

Actores de la auditoria

* Normalmente la auditoria de Procesos se realiza por un consultor del proyecto, en compañía de un facilitador y/o líderes de procesos y/o líderes de cambio
* Los auditores deben ser independientes del proceso a auditar
* Pueden ser de carácter interno o externo
* Nadie puede auditar su propio trabajo
* El auditor es quien hace la revisión (capaz, capacitado, liderazgo)
* El auditado es a quien se le hace la revisión ( conocedor del proceso, disponibilidad, veracidad)

* En cada proceso deberán definirse los involucrados, responsables, líderes, auditores, asesores y la función de cada uno de ellos para el logro óptimo de los objetivos planteados al inicio de la auditoria

* Cuando existen manuales de organización y procedimientos en las organizaciones existen procesos en donde convergen más de dos departamentos y hay varias personas involucradas, en donde será importante delimitar las actividades de cada área y también las responsabilidades para la correcta evaluación de los procesos

* Para el desarrollo de la auditoria de procesos es vital que los involucrados estén informados de qué, cómo y cuándo se van a realizar las actividades, entrevistas, revisiones, informes de manera que puedan organizarse y participar activamente en el cumplimiento de los objetivos planteados al inicio de la misma.

DESARROLLO DE LA AUDITORIA

* Planeación y Programa
* Revisión
* Análisis y Registro
* Informes
* Seguimientos
* Documentación y Expedientes
* Planeación y Programa
* Revisión
* Análisis y Registro
* Informes
* Seguimientos
* Documentación y Expedientes

Planeación y Programa

Objetivos
Alcance
Criterios a revisar o fundamentos
Fechas de auditoria
Equipo
Personal
Material
Económico

*
Se debe informar a los auditores y a los auditados:

Programa autorizado
Responsabilidades de cada uno de los integrantes
Procesos a revisar
Entre otros

Revisión

* Para realizar la auditoria el proceso debe estar en funcionamiento

* Los involucrados deberán apoyar en los cuestionarios de información que se levantarán y en todos los datos, documentos e informes que puedan aportar
* Deberá realizarse una lista de verificación del proceso conforme a los lineamientos establecidos en el proceso que se revisa (cuestionario)
* Verificar si el proceso solo tiene un área o hay áreas de interconexión para delimitar funciones y responsabilidades
* Las entrevistas apoyarán a recabar información durante la revisión
* En el caso de que se necesiten opiniones de terceros involucrados, deberán solicitarse (ejemplo: área jurídica, estudios actuariales, médicos, etc.)
* Debe obtenerse evidencia competente y suficiente de lo que se está revisando
* Toda la información recabada se analiza y se evalúa con los criterios de revisión establecidos
* Durante el proceso de auditoría al realizar el análisis se precisará si la información y documentación es suficiente o el alcance debe ser mayor para obtener la información que se necesita

* Después de la revisión deben realizarse los informes correspondientes

Previos
De retroalimentación
Finales
Los cuales se irán comentado con el personal para obtener el informe final

* Debe establecerse un cierre de auditoría en el cual todos los elementos necesarios para la evaluación deben estar integrados en los expedientes correspondientes

* Lo que se detecta puede ser una oportunidad de mejora o un problema detectado, sustentado en las evidencias recabadas y en el juicio objetivo del auditor

* El informe que resulte debe ser del conocimiento del auditado y del auditor

* Solo en casos excepcionales podría resultar un informe en donde al auditado no se le informe de los resultados de la auditoría (ejemplo: fraude )

* Derivado de la revisión se le debe dar seguimiento a los informes indicando campos de acción, responsables, fechas estimadas de ejecución

Informe

* El informe debe contener:

Hallazgos encontrados
Conclusiones
Recomendaciones
Cualquier otra información relevante ( revisión anterior o de la vigente que tenga que presentarse)

* En el caso de auditorías de seguimiento deberá existir la medición en el avance de las recomendaciones y observaciones de la auditoría anterior
* Se debe obtener la aprobación y el compromiso del líder de proyecto y/o director de área o dependencia del Informe Presentado
* Se den estipular planes de acción respecto del informe aprobado en caso de necesitarse y definir fechas estimadas de ejecución y como se realizará
* Los involucrados deberán conocer lo encontrado y los planes de acción a ejecutarse así como de los compromisos adquiridos
* Debe existir siempre evidencia en la entrega de los informes, los cuales deberán estar firmados por el auditor

* En cada nueva auditoría se debe realizar el seguimiento a los planes de acción pendientes. Los resultados de los planes de acción deben plasmarse en documentos y verificar si se cumplió con ellos en tiempo y forma

* Si por alguna razón las oportunidades de mejora y problemas detectados no fueron

Resueltos de la forma y en el tiempo establecido deberán indicarse las causas, motivos o circunstancias que provocaron dicha situación

Siempre debe haber un soporte documental de la auditoria que se realizó mediante el archivo de la documentación e información proporcionada por todos los involucrados

Deberá indicarse un índice, delimitarse un formato de los papeles de trabajo utilizados, de las marcas e índices utilizados durante toda la revisión

* El soporte documental incluye todos y cada uno de los documentos e información recabada durante el proceso de auditoría así como los documentos, comunicados o elementos de información recabada que ayudaron para emitir los informes

* Pueden dividirse en

Permanentes
Temporales

* Deberá de limitarse el tiempo de resguardo de los expedientes de acuerdo con la organización o con las disposiciones institucionales o gubernamentales existente.