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El Proveedor y Cliente más Exigente de Todos: Almacén
El Proveedor y Cliente más Exigente de Todos: Almacén
por *Diana Limón
Actualmente, las empresas requieren contar con niveles equilibrados de inventario, evitando elevar sus costos pero manteniendo suficiente para que permita cubrir la demanda del mercado. Si esto no se logra, la empresa sufrirá consecuencias económicas que en algunas ocasiones pueden llegar a ser catastróficas, poniendo en riesgo el futuro de la empresa.
Toda empresa que desee contar con una sana gestión de su inventario debe hacerse las siguientes preguntas: ¿cuánto debo almacenar?, ¿cuánto me cuesta no contar con cierto producto?, ¿cuánto me cuesta tenerlo en mi almacén?, ¿quiénes son mis proveedores y clientes internos?, ¿qué consecuencias representa el no trabajar de manera adecuada con estos?, esto nos lleva al siguiente detalle, ¿mi registro de materiales y movimientos de inventario (entradas, salidas, traspasos, devoluciones) es eficiente?, ¿he desarrollado una clasificación adecuada del inventario?, ¿conozco los puntos de rotación de mi inventario?, etc..
En un sistema make to stock es imprescindible mantener una buena comunicación y relación con los clientes (Producción, Ventas, Logística, Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar, Costos, Contabilidad) y proveedores (Compras, Producción, Ventas) de ALMACÉN, ya que de lo contrario podemos caer en numerosas pérdidas para la empresa.
¿Por qué definimos al ALMACÉN como un cliente?
El ALMACÉN es el cliente interno del área de Producción. Es el encargado de suministrar el material correcto, en el tiempo requerido y en buenas condiciones para evitar retrasos. Debe vigilar que exista un flujo constante del material y apoyar para que producción sólo se dedique a ejecutar sus procesos.
Para lograr que este flujo exista, ALMACÉN debe contar con una buena gestión de sus procesos. Conocer el plan de producción, ayudará al área almacén a prepararse con tiempo para conocer cuándo debe responder a las necesidades de producción. Incluso le ayudará a planear, de manera eficiente, la ubicación de los materiales, lo cual muchas veces es importante ya que va ligado con la rotación y características de los mismos.
Por otro lado Ventas siempre espera una respuesta del producto que tiene disponible en almacén. Por este motivo, el producto terminado debe de estar listo y en buenas condiciones para ser enviado al cliente. ALMACÉN se debe encargar de preparar el material vendido, colocar el producto correcto y en el tiempo adecuado para evitar retrasos en la entrega.
El área de Logística espera que el almacén preparé el material para poder iniciar las entregas en las rutas establecidas. Existen clientes muy exigentes en sus horarios de recepción de producto y un atraso de almacén puede generar multas e impactar en el servicio que se le da al cliente.
¿Por qué definimos al ALMACÉN como un proveedor?
El ALMACÉN debe trabajar de la mano con el área de Compras, quien se encarga de suministrar el material de la empresa.
ALMACÉN y Compras deben de estar en el mismo “canal”. Contar con una excelente comunicación y conocer e identificar algunos datos duros como: la cantidad de pedido óptimo, la cantidad de stock de seguridad de cada material y los plazos de aprovisionamiento de cada proveedor, datos que a ambos les ayudarán para organizar mejor su trabajo.
En Producción, una vez transformado el material en producto terminado, este es enviado al almacén correspondiente, donde ya tiene una ubicación asignada acorde a sus características (caducidad, tamaño, etc…).
El costo de contar con un inventario es muy alto por lo que es importante identificar los cuellos de botella con los clientes y proveedores internos. Esto nos ayudará a focalizar los procesos del área de almacén y por lo tanto aumentar su productividad.
Una buena administración del inventario nos permitirá además, reducir merma, pagar lo correcto a nuestros proveedores en el momento indicado, darle un mejor servicio al cliente y generar entregas oportunas. Siendo así, el inventario puede ser el enlace para optimizar el flujo de información de tu organización. ¿Localizas estas fortalezas en tus inventarios o el almacén es sólo un área adicional como un monstruo de problemas más para ti?
Al igual que en la cadena de suministro, la empresa internamente tiene sus propios clientes y proveedores. Si nos concentramos en satisfacer las necesidades de nuestros clientes y tener una buena negociación con nuestros proveedores, estableciendo una filosofía “ganar-ganar”, la empresa se reconocerá como una empresa integralmente productiva.
*La autora es egresada de la carrera de Ingeniería Industrial y de Sistemas del ITESM-CEM. Actualmente es Consultor de Negocios de DynaWare.
