PRINCIPALES OBLIGACIONES PATRONALES ANTE EL IMSS

C. P. C. Orlando Corona Lara

Los último años, se han caracterizado por reformas importantes relativas a las contribuciones de seguridad social, las cuales han traído como consecuencia una modificación importante de la forma y procedimientos para dar cumplimiento con las obligaciones establecidas en la Ley del Seguro Social y sus Reglamentos; asimismo, ha crecido la necesidad de implementar medidas internas y externas que permitan vigilar, adecuadamente, el cumplimiento de tales obligaciones.

La diversidad de obligaciones que existen en esta materia, así como el dinamismo generado por las reformas de seguridad social, han fortalecido a la autoridad, intensificando su actividad fiscalizadora, tanto directa como indirectamente, emitiendo nuevos oficios normativos que precisen el alcance de las disposiciones legales, derogando, ratificando y, en su caso, emitiendo nuevos acuerdos del Consejo Técnico; esta situación que ha obligado a una actualización permanente de las personas que se encuentra relacionadas con el cumplimiento de tales obligaciones.

CUESTIONARIO DE OBLIGACIONES PATRONALES

A continuación se relacionan algunas de las principales obligaciones patronales ante el IMSS, presentadas en forma de cuestionario, el cual constituye una guía para las personas encargadas del cumplimiento de tales obligaciones:

1. ¿La empresa obtuvo su registro patronal dentro de los 5 días hábiles a partir del momento en que estableció relación laboral con alguna persona física? (Art. 12 y 15 LSS y 12 RACERF)

2. ¿Fue presentado conjuntamente con el aviso de inscripción patronal, el aviso de inscripción en el seguro de Riesgos de Trabajo, debidamente requisitado? (Art. 18 RACERF)

3. ¿Se encuentra actualizada la tarjeta de identificación patronal, de acuerdo con los datos generales vigentes de la empresa? (Art. 14 RACERF)

4. ¿La empresa ha presentado y en su caso actualiza el registro de firmas autorizadas ante el IMSS? (Art. 14 RACERF)

5. ¿La empresa obtuvo su Número Patronal de Identificación Electrónica (NPIE) para el cumplimiento de sus obligaciones ante el IMSS? (Art. 5 del RACERF)

6. Si incurrió en la creación, construcción, instalación, conservación, reparación, demolición o modificación de inmuebles, incluso la instalación o incorporación de bienes muebles en los inmuebles para el desarrollo de sus operaciones, ¿se está cumpliendo con las obligaciones establecidas en el reglamento de trabajadores de la construcción, relativas a la obtención del registro patronal, registro de obra, avisos afiliatorios de trabajadores y pago de las cuotas correspondientes? (Art. 1 al 7 Reglamento de Trabajadores de la Construcción)

7. ¿Se cumple con la obligación de inscribir ante el IMSS, a todas las personas físicas con quienes se tiene relación de trabajo? (Art. 12 Fracc. I y Art. 15 Fracc. I LSS, así como Art. 20 L.F.T. y Art. 45 RACERF)

8. Por lo que respecta a personas físicas independientes, ¿se cuenta con la documentación comprobatoria que acredite dicha independencia? (Contratos de servicios independientes, comprobantes con requisitos fiscales, declaraciones de impuestos, constancias de retención, alta ante la SHCP, etc.) (Art. 12 Fracc. I y 15 Fracc. I LSS)

9. Tratándose de vendedores, comisionistas y otros de naturaleza análoga, que presten servicios a la empresa, ¿son inscritos ante el IMSS, excepto cuando no ejecuten personalmente el trabajo o únicamente intervengan en operaciones aisladas? (Art. 12 Fracc. I y 15 Fracc. LSS y 285 Ley Federal del Trabajo.)

10. Cuándo se contrata a trabajadores pensionados ¿cumple con la obligación de inscribirlos ante el IMSS? (Art. 12 Fracc. I y Art. 196 L.S.S. y Art. 20 Ley Federal del Trabajo.)

11. ¿La empresa presenta los avisos de inscripción de los trabajadores dentro de los plazos legalmente establecidos para tal efecto; es decir, dentro de los cinco días siguientes a la fecha en que surge la relación laboral? (Art. 15 Fracc. I LSS, Art. 46 y 47 RACERF)

12. En el caso de los avisos de modificación del salario base de cotización, éstos se presentan de acuerdo a lo siguiente:

a. ¿Tratándose de modificación del salario de la parte fija, dentro de los cinco días siguientes a la fecha en que se da la modificación correspondiente? (Art. 53 RACERF)

b. ¿Cuándo se modifica la parte variable, dentro de los cinco días naturales siguientes al bimestre al que corresponden las percepciones variables correspondientes? (Art. 53 y 54 RACERF)

13. ¿La presentación de avisos de baja, se realiza en los cinco días siguientes a la fecha en que se da la terminación de relación laboral? (Art. 57 RACERF)

14. ¿La empresa formula y presenta los avisos de afiliación a través de los medios establecidos para tal fin? (Art. 15 LSS y 46 RACERF)

15. Tratándose de trabajadores que prestan simultáneamente servicios a la empresa y a otro (s) patrón (es), ¿se dio aviso al departamento de afiliación vigencia, para ejercer la opción de cubrir las cuotas proporcionalmente sobre el salario máximo o mínimo de cotización? (Art. 33 LSS y 63 RACERF)

16. ¿La empresa cumple con la obligación de llevar registros de nóminas y listas de raya, en donde consten el número de días trabajados y los salarios percibidos? (Art. 15 Fracc. II LSS y 9 RACERF)

17. ¿Los listados de nómina correspondientes, contienen los requisitos que al respecto establecen las disposiciones fiscales? (Art. 9 RACERF)

18. ¿Los conceptos de remuneraciones pagadas en nóminas, se encuentran debidamente identificados y registrados en la contabilidad? (Art. 27 LSS y 28 CFF)

19. ¿Los listados de nómina y listas de raya, así como la información que les dio origen, son resguardados adecuadamente y conservados cuando menos durante los cinco años siguientes a la fecha en que Corresponden? (Art. 15 Fracc. II LSS)

20. ¿Todos los conceptos que se pagan al trabajador por sus servicios son considerados para efectos de analizar su integración al salario base de cotización? (Art. 27 primer párrafo LSS)

21. Los conceptos no integrados al salario base de cotización, ¿se encuentran excluidos expresamente en las disposiciones legales? (Art. 27 LSS)

22. Por lo que respecta a los distintos tipos de salarios, ¿éstos son identificados e integrados al salario base de cotización, de acuerdo a las disposiciones fiscales aplicables según lo siguiente?: (Art. 30 LSS)

a. Salario fijo, retribuciones de cuantía previamente conocida, ¿son considerados adecuadamente en el factor de integración?

b. Salario variable, retribuciones que no pueden ser previamente conocidas, ¿son sumadas las relativas al bimestre inmediato anterior y son divididas entre el número de días de salario devengado?

c. Tratándose de trabajadores de nuevo ingreso, ¿es considerado el salario variable probable que le correspondería en dicho periodo?

d. Salario mixto, ¿se integra adecuadamente la parte fija al factor de integración?; asimismo, ¿es adicionado el promedio variable determinado conforme al punto anterior?

23. Para aquellos trabajadores que laboran semana o jornada reducida, ¿su salario base de cotización es determinado sumando los salarios que perciban por cada unidad de tiempo en una semana, divididos entre siete? (Art. 29 Fracc. III LSS y Art. 62 Fracc. I RACERF)

24. En la determinación del salario y pago de cuotas ¿se toman en cuenta los límites máximos de cotización de acuerdo con cada ramo de aseguramiento? (Art. 28 y 25 Tr. LSS)

25. Tratándose de trabajadores cuyo salario base de cotización es inferior al salario mínimo regional, ¿se considera el referido salario mínimo para el pago de las cuotas obrero patronales? (Art. 28 LSS y 62 RACERF)

26. En el caso de incremento del salario mínimo general, ¿Se revisa el salario base de cotización para efectos del seguro social de los trabajadores, al modificarse límites, importes excedentes, salarios con el tope máximo de cotización, cantidades a retener, etcétera?

27. Con respecto al ausentismo de los trabajadores a los centros de trabajo, siempre que no se paguen sueldos y salarios, ¿se siguen las siguientes reglas de cotización? (Art. 31 Fracc. I LSS y 116 RACERF):

a. Ausencias menores a 8 días, ¿se cotiza y paga por este periodo únicamente en el seguro de enfermedades y maternidad?

b. Ausencias de 8 días consecutivas o mayores ¿no se paga por ningún ramo de aseguramiento, siempre que se haya presentado el aviso de baja correspondiente?

c. Ausencias amparadas por certificados de incapacidad ¿se cotiza únicamente por el ramo de retiro e Infonavit?

28. Se revisa y actualiza la información contenida en el Sistema Único de Autodeterminación (SUA) para el pago de cuotas, conforme a lo siguiente, entre otros?:

a. Datos de los trabajadores.

b. Altas, bajas y modificaciones de salarios.

c. Salarios de los trabajadores.

d. Modificaciones al Salario Mínimo General.

e. Incorporación de la prima de riesgos de trabajo determinada.

29. ¿Ha permitido el patrón, las inspecciones llevadas a cabo por personal autorizado del Instituto para verificar el adecuado cumplimiento de sus obligaciones (Art. 15 Fracc. V LSS).

30. ¿Se ha dejado evidencia de la conclusión adecuada de las inspecciones domiciliarias? (Art. 15 Fracc. V LSS y 43 al 46 Código Fiscal de la Federación).

31. ¿Por lo que respecta a órdenes de visitas domiciliarias, se han permitido por parte del patrón? (Art. 15 Fracc. V LSS y 43 al 46 CFF).

32. En relación a la retención de la cuota obrera (Art. 38 LSS):

a. ¿Se cumple en todos los casos con la obligación de retener la cuota obrera, dentro de las cuatro semanas siguientes al surgimiento de la obligación?

b. En caso de trabajadores que perciben como cuota diaria el equivalente al salario mínimo general regional ¿El patrón absorbe íntegramente las cuotas obrero- patronales?

c. Cuando no se retiene dentro del plazo legal, ¿El patrón absorbe la cuota obrera?

33. ¿El patrón cumple en todos los casos con la presentación del aviso al IMSS, de los riesgos de trabajo ocurridos a sus trabajadores? (Art. 51 LSS).

34. ¿La empresa se encuentra debidamente clasificada de acuerdo a su actividad principal, en la clase correspondiente? (Art. 71 LSS y 18 al 21 RACERF).

35. ¿La empresa ha cumplido con la obligación de revisar anualmente la prima de Riesgos de Trabajo, con la cual se cubren las cuotas correspondientes? (Art. 74 LSS y 35 RACERF).

36. ¿Se cumple con la obligación de llevar control de siniestralidad laboral, en el que se registren adecuadamente todos los riesgos de trabajo desde su inicio hasta su terminación? (Art. 34 RACERF).

37. ¿Son determinadas correctamente las variables consideradas en las fórmulas de siniestralidad? (Art. 35 al 37 RACERF).

38. ¿Se excluyen de la determinación de la prima de Riesgos de Trabajo, los accidentes en trayecto? (Art. 72 LSS).

39. La nueva prima determinada, ¿ Se considera en la determinación de cuotas a partir del mes de marzo del año siguiente a aquél al que corresponde la siniestralidad utilizada para su determinación y hasta el mes de febrero del año subsecuente? (Art. 32 Fracc. III RACERF).

40. En caso de modificación de la prima de Riesgo de Trabajo determinada por la empresa. ¿Se cumple con la obligación de presentar la declaración anual? (Art. 32 Fracc. V R.A.C.E.R.F.).

CONSECUENCIAS DEL INCUMPLIMIENTO

La falta de sensibilidad en la importancia de las contribuciones de seguridad social, ha provocado que los sistemas de información implementados por las empresas para dar cumplimiento con sus obligaciones, no se encuentren diseñados para generar los reportes necesarios que permitan facilitar el cumplimiento de tales obligaciones fiscales, así como vigilar adecuada y oportunamente dicho cumplimiento.

La importancia de las contribuciones de seguridad social en la actualidad, reside en diversos factores, entre los que destaca el costo de la contribución, el cual puede representar hasta 25% del costo de la nómina, dependiendo de la prima de riesgo de trabajo con la que se encuentre cotizando la empresa ante el IMSS.

Este costo de por si excesivo, se ve incrementado al incurrir en errores u omisiones en el cumplimiento adecuado de sus obligaciones patronales, establecidas en las disposiciones legales, generando cuotas adicionales por avisos extemporáneos, recargos, actualización, multas hasta del 100% del monto omitido, capitales constitutivos, el riesgo de incurrir en un delito de defraudación fiscal castigado con la privación de la libertad del representante legal, entre otras consecuencias.

Asimismo, las contribuciones de seguridad social se encuentran estrechamente relacionadas con la deducibilidad de los sueldos y salarios del Impuesto Sobre la Renta, ya que tal como lo establece el artículo 31 fracción V de la Ley de la materia, los sueldos se podrán deducir siempre que se cumpla con la entrega del crédito al salario a los trabajadores cuando así proceda; por su parte, el artículo 119 fracción IV del mismo ordenamiento legal, establece que la determinación y entero adecuado de las contribuciones de seguridad social, es requisito indispensable para que se otorgue el referido crédito al salario.

Adicionalmente, se tiene la contingencia de generar erogaciones no deducibles, cuando se incurre en errores que traen como consecuencia la retención incorrecta de la cuota obrera a los trabajadores, tales como determinación errónea del salario base de cotización, falta de actualización de porcentajes de retención y límites de cotización en el sistema de nóminas, presentación extemporánea de avisos de modificación de salarios descendentes o bajas de trabajadores, entre otras causas.

Asimismo, no debemos dejar a un lado su estrecha relación en materia laboral, lo cual implica que algún incumplimiento en las obligaciones de seguro social puede traer como consecuencia la afectación de los derechos laborales.

Por todo lo anterior, es conveniente contar con los controles necesarios que nos permitan tener la certeza de cumplir adecuadamente con las obligaciones patronales establecidas en la Ley del Seguro Social (LSS), así como el Reglamento en Materia de Afiliación, Clasificación de empresas, Recaudación (RACERF).

* Integrante de la CROSS del IMCP

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