EL USO DE SOFTWARE ILEGAL EN LAS EMPRESAS
Y SUS IMPLICACIONES EN LA INFORMACIÓN FINANCIERA

Business Software Alliance () México / BDO México->http://www.bdomexico.com/espanol/indice.asp*
*Carlos Chárraga Sánchez, Gerente de Auditoría

Conforme al artículo 42 del CFF, entre otros riesgos financieros y fiscales por uso de software ilegal en las empresas, se desprenden: pago de infracciones, indemnizaciones, falta de deducibilidad de los gastos relacionados y multas que son determinadas por las autoridades fiscales. En términos este artículo, las autoridades fiscales tienen las facultades de revisión y visita domiciliaria. Las implicaciones contables están contenidas en las NIF C-8 y C-9 de las Normas de Información Financiera Mexicanas; en cuanto a Guías de Auditoría deben de considerarse a los boletines 6160 “Intangibles” y el de Normas de Auditoría y Normas para Atestiguar: boletín 3140 “Efectos de la Tecnología de Información (TI) en el desarrollo de una auditoría de estados financieros”.

Actualmente las empresas creen que no asumen riesgos importantes al adquirir, descargar, reproducir, instalar o utilizar software sin licencia, revelando que existe una pobre apreciación sobre las contingencias técnicas, financieras y fiscales a las que están expuestas por el uso ilícito de estos productos, que incluso pueden tener un impacto relevante en la información presentada en sus estados financieros dictaminados.

El software es la parte lógica e intangible de una computadora, es decir el conjunto de programas de cómputo, procedimientos, documentación y datos asociados que forman parte de las operaciones de un sistema informático. Se adquiere mediante una licencia otorgada por su titular, sin obtener el dominio jurídico del software. Debe tenerse presente que cuando las empresas instalan programas de cómputo ilegales, están reproduciendo software sin autorización del titular, pudiendo cometer infracciones o delitos al hacerlo.

La piratería de software es un término coloquialmente utilizado para describir la reproducción, distribución, comercialización y el uso de software de cualquier forma no autorizada, lo cual está prohibido en México por la Ley Federal de Derechos de Autor (LFDA) y el Código Penal Federal (CPF), con sanciones que llegan hasta los 10,000 días de salario mínimo por cada infracción (Artículo 232 LFDA) y hasta diez años de prisión (Artículo 424 CPF).

Es posible que los usuarios de programas de cómputo no se hayan percatado que pueden estar cometiendo un delito o una infracción administrativa, y consecuentemente correr con una serie de riesgos, técnicos, fiscales y financieros.

Los riesgos financieros y fiscales por uso de software ilegal, implican perjuicios económicos por la alta posibilidad de pagar infracciones, indemnizaciones, gastos legales, falta de deducibilidad de los gastos relacionados, así como multas determinadas por las autoridades fiscales por la falta de una adecuada comprobación de la adquisición del software de acuerdo a lo establecido en el artículo 42 del CFF. Debe considerarse que las autoridades fiscales tienen las facultades de revisión y visita domiciliaria, siendo más susceptibles aquellas que se encuentran obligadas a dictaminarse para efectos fiscales en términos del artículo 32-A del CFF.

Es importante tener en cuenta que cualquiera de estas situaciones debe ser revelada en las notas a los estados financieros de la empresa, lo cual puede tener consecuencias graves en su relación con accionistas, inversionistas y proveedores.

Contablemente las licencias de software son reguladas por en la norma de información financiera (NIF) C-8 “Activos Intangibles” emitida por el Consejo Mexicano de Normas de Información Financiera, A.C. (CINIF), que define a los activos intangibles como “aquellos identificables, sin sustancia física, utilizados para la producción o abastecimiento de bienes, prestación de servicios o para propósitos administrativos”, y menciona que “el hecho de que carezcan de características físicas no impide que se les pueda considerar como activos legítimos”.

De acuerdo a la NIF C-8, los activos intangibles se registran a su valor histórico, es decir a su costo de adquisición dentro del activo no circulante, amortizándose sistemáticamente al estado de resultados durante el periodo de vida estimada. Para que una licencia pueda ser registrada como un activo intangible, invariablemente debe tener una condición de propiedad legal o contractual, por lo tanto cualquier desembolso relacionado con la adquisición de software ilegal que sea detectado en una auditoría financiera, deberá ser registrado como un gasto no deducible para efectos fiscales, debido a que no se contará con la documentación legítima de compra.

Es importante destacar que al practicar una auditoría de estados financieros, los auditores (contadores públicos) de la empresa llevarán a cabo procedimientos de revisión que les permitirán identificar los riesgos antes mencionados y llegar a una conclusión respecto a si la empresa debe realizar un reconocimiento o una revelación en las notas a los estados financieros.

El Boletín 6160 “Intangibles” de las Guías de Auditoría emitidas por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos (IMCP) establece entre otros aspectos que “se deberá examinar la documentación de desembolsos, contratos, títulos de propiedad y autorización que ampare las adquisiciones y comprobación del cumplimiento con las reglas que distingan las adiciones a intangibles, como las patentes, licencias y marcas verificando que estén debidamente registrados y en vigor el derecho de usarlos”.

El Boletín 3140 “Efectos de la Tecnología de Información (TI) en el desarrollo de una auditoría de estados financieros” de las Normas de Auditoría y Normas para Atestiguar Generalmente Aceptadas en México emitidas por el IMCP, establece las normas para llevar a cabo la revisión sobre la seguridad física y lógica a los sistemas de información de la empresa, entre los cuales destaca la identificación del uso, dispersión y ejecución de software ilegal, mediante el monitoreo de las licencias de software instaladas, determinando las diferencias contra el total de licencias adquiridas y el aseguramiento de que el uso de las aplicaciones cumplan con la política empresarial.

Al identificar cualquier tipo de riesgo de carácter técnico, financiero o fiscal por el uso de software ilegal, ya sea por la propia entidad como resultado de la auditoría de estados financieros por parte de cualquier entidad fiscalizadora o por los proveedores del software, y que implique un posible desembolso económico para la empresa, dicha incertidumbre debe ser registrada en la contabilidad y revelada en los estados financieros como un pasivo contingente, La NIF C-9, “Pasivo, Provisiones, Activos, Contingentes y Compromisos”, define como pasivo contingente a “aquellos sucesos pasados, en los que pueda producirse una salida de recursos económicos para pagar”. Sin embargo tendrá que identificarse adecuadamente el nivel en el cual se puede encontrar la contingencia debido a que puede ser registrada o simplemente revelada en atención a la posibilidad de ocurrencia de la salida de recursos económicos como sigue:

 

 

 

 

La provisión debe registrarse de acuerdo al monto calculado en base a la falta de pago de la licencia de uso, así como una posible indemnización por las regalías al proveedor del software en cuestión o aquellas que el mismo proveedor determine o bien, un juez en caso de que el caso sea de tal importancia que la empresa haya sido demandada por el proveedor del software.

En adelante ¿Qué es lo que pueden hacer las empresas que desean mitigar dichos riesgos y regularizar su situación en cuanto al posible uso de software pirata?

Es de suma importancia que implementen un programa adecuado de gestión de activos de software e incluso apoyarse de especialistas en el tema que les permita entre otras actividades:

• Elaborar las políticas informáticas sobre la administración, uso, licenciamiento, revisiones periódicas del software con apego al respeto de la propiedad intelectual. Incluso, solicitar la firma de una carta de independencia de los empleados encargados del departamento de informática.
• Llevar un adecuado control en la adquisición del software atendiendo a todas las autorizaciones de los distintos niveles jerárquicos de la empresa.
• Hacer un levantamiento periódico del inventario de todos los programas de cómputo y aplicaciones utilizadas por cada uno de los empleados de la empresa, identificando las características y definiciones de licenciamiento, y para detectar cualquier tipo de software pirata o de vigencia vencida.
• Verificar la vigencia del software y llevar a cabo un plan periódico de renovación de licencias.
• Desinstalar el software ilegal y adquirir las licencias que estén haciendo falta. Renovar las licencias tiene como ventaja el acceso a nuevas versiones y el soporte continuo para resolución de problemas. En lo subsecuente, llevar a cabo revisiones periódicas para asegurarse de que los empleados no estén usando programas ilegales en los equipos que son propiedad de la empresa.
• Limitar el acceso a Internet a los empleados mediante un firewall. Es una forma de prevenir la descarga de programas sin licencia y sin el conocimiento de los responsables de la empresa.
• Establecer una normativa clara que prohíba a los empleados utilizar software sin licencia (exponer las consecuencias y en su caso aplicar sanciones) y obtener de ellos una carta confirmación de no uso de software ilegal.

En la agenda del gobierno federal, la lucha en contra de la piratería en México forma de un programa prioritario y permanente. En este contexto, la industria del software participa con un trabajo de coordinación estrecho con las autoridades especializadas y del que se desprenden acciones permanentes en contra de la venta, el uso y la reproducción ilegal de programas de cómputo. Este ejercicio incluye medidas para que las empresas utilicen software legal, por lo que es muy importante considerar como un área de observación contable y fiscal, la situación del uso de software en las entidades de negocios.

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Mas información:

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Ciudad de México, agosto de 2011

“ Consulte los procedimientos para verificar licencias de software“