C.P.C. Horacio Lozano Ulloa *

ANTECEDENTES

Para que los accionistas tengan confianza en el manejo de las empresas, es necesario que éstas cuenten con transparencia en su administración y que se fomente una adecuada información y revelación a esos accionistas.

En este sentido, es necesario que las empresas alcancen estándares suficientes permitiéndoles ser más competitivas, además de contar con transparencia en su administración para ofrecer mayor confianza a los accionistas para allegarse de información en beneficio de las empresas, con el fin de lograr una armonización entre los diversos participantes.

INTRODUCCIÓN

Lo importante de la creación de un Consejo de Administración Corporativo, es que esté encaminado a la contribución del mejoramiento de la vida operativa de las empresas y la revelación de información a los accionistas, por lo que se busca:

I. Que las empresas amplíen la información relativa a su estructura administrativa.

II. Que las empresas cuenten con mecanismos que procuren que su información financiera sea suficiente.

III. Que existan procesos que promuevan la participación y comunicación entre los consejeros y accionistas.

IV. Que existan procesos que fomenten una adecuada información y revelación a los accionistas.

CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

La operación diaria de una sociedad es responsabilidad del equipo directivo de la misma, mientras que la labor de definir la visión estratégica y de aprobar la gestión debe ser responsabilidad del Consejo de Administración. En estas tareas, tienen responsabilidad todos los miembros de ese órgano.

Para cumplir con su objetivo, se recomienda que el Consejo, además de los accionistas que sean consejeros, cuente con miembros que no estén involucrados en la operación diaria de las empresas y que puedan aportar una visión externa e independiente, toda vez que la composición del Consejo es fundamental para que éste pueda definir la visión estratégica de la sociedad y ser un apoyo en su operación. El término consejero independiente se utiliza para identificar aquéllos que no están vinculados con el equipo directivo de la sociedad. Estos consejeros son llamados a formar parte del Consejo por su prestigio personal y profesional. Su labor fundamental es contribuir con una visión imparcial a la planeación estratégica de la sociedad y a las demás funciones que le son propias al Consejo.

Para facilitar sus tareas, el Consejo puede ser apoyado por organismos intermedios que se dediquen a evaluar información y a proponer acciones en áreas específicas de relevancia para el Consejo, de manera que éste cuente con mayor información para hacer más eficiente su toma de decisiones. Finalmente, se debe asegurar que existan reglas claras respecto a la operación y al funcionamiento del Consejo.

I. Funciones

Si bien es cierto que en la Ley Generales de Sociedades Mercantiles (LGSM) se prevén ciertas facultades para el Consejo de Administración, se considera que cumplir con las siguientes funciones ayuda a delinear su labor y contribuye a que la información de la sociedad sea más útil, oportuna y confiable.

Se recomienda que, además de las obligaciones que prevé la LGSM y demás leyes específicas, dentro de las funciones del Consejo de Administración se incluyan, entre otras, las siguientes:

1. Establecer la visión estratégica de la sociedad.

2. Vigilar la gestión y conducción de la sociedad, así como el desempeño de los directivos relevantes.

3. Aprobar lo siguiente:

a. Las políticas y lineamientos para el uso o goce de los bienes que integran el patrimonio de la sociedad por parte de personas relacionadas.

b. Las operaciones, cada una en lo individual, con personas relacionadas, que pretenda celebrar la sociedad no requerirán aprobación del Consejo de Administración, las operaciones que a continuación se señalan, siempre que se apeguen a las políticas y lineamientos que al efecto apruebe el Consejo:

• Las operaciones que en razón de su cuantía carezcan de relevancia para la sociedad.

• Las operaciones que se realicen entre la sociedad, siempre que sean del giro ordinario del negocio y se consideren hechas a precios de mercado o soportadas en valuaciones realizados por agentes externos especialistas.

• Las operaciones que se realicen con empleados, siempre que se lleven a cabo en las mismas condiciones que con cualquier cliente o como resultado de prestaciones laborales de carácter general.

c. Asegurar que la sociedad cuenta con los mecanismos necesarios que permitan comprobar que cumple con las diferentes disposiciones legales que le son aplicables.

d. El nombramiento, elección y, en su caso, destitución del director general de la sociedad y/o funcionarios importantes de la misma, su retribución integral, así como las políticas para la designación y retribución integral de los demás directivos relevantes.

e. Las políticas para el otorgamiento de mutuos préstamos o cualquier tipo de créditos o garantías a personas relacionadas.

f. Las dispensas para que un consejero, directivo relevante o persona con poder de mando, aproveche oportunidades de negocio para sí o a favor de terceros que correspondan a la sociedad.

g. Los lineamientos en materia de control interno y auditoría interna.

h. Las políticas contables de la sociedad, ajustándose a las Normas de Información Financiera.

i. Los estados financieros de la sociedad.

j. La contratación de la persona moral que proporcione los servicios de auditoría externa y, en su caso, de servicios adicionales complementarios a los de auditoría externa.

4. Presentar a la asamblea general de socios que se celebre con motivo del cierre del ejercicio social:

a. El informe a que se refiere el Artículo 172 de la LGSM, en el que se contengan las principales políticas y criterios contables y de información seguidos en la preparación de la información financiera.

b. El informe que el Director General elabore, acompañado del dictamen del auditor externo.

c. La opinión del Consejo de Administración sobre el contenido del informe del Director General.

5. Los miembros del Consejo de Administración deben desempeñar su cargo procurando la creación de valor en beneficio de la sociedad, sin favorecer a un determinado accionista o grupo de accionistas. Al efecto, deberán actuar diligentemente adoptando decisiones razonadas y cumpliendo los demás deberes que les sean impuestos.

6. Los miembros del Consejo de Administración, en el ejercicio diligente de sus funciones, deberán actuar de buena fe y en el mejor interés de la sociedad, para lo cual podrán:

a. Solicitar información de la sociedad, que sea razonablemente necesaria para la toma de decisiones.

b. Requerir la presencia de directivos relevantes y demás personas, incluyendo auditores externos que puedan contribuir o aportar elementos para la toma de decisiones en las sesiones del Consejo.

c. Aplazar las sesiones del Consejo de Administración, cuando un consejero no haya sido convocado o ello no hubiese sido en tiempo o, en su caso, por no habérsele proporcionado la información entregada a los demás consejeros.

d. Deliberar y votar, solicitando se encuentren presentes, si así lo desean, exclusivamente los miembros y el Secretario del Consejo de Administración, sin que se prohíba la presencia del Comisario.

II. Integración

La integración del Consejo de Administración constituye un elemento esencial para su adecuado funcionamiento. Por lo mismo, se considera que es necesario que exista un número mínimo de consejeros que genere una pluralidad de opinión dentro del Consejo; sin embargo, se debe buscar establecer un máximo para asegurar que los miembros efectivamente tengan la posibilidad de expresar y discutir sus puntos de vista sin caer en la ineficiencia que puede provocar el funcionar con un número excesivo de consejeros.

De acuerdo con lo anterior, se recomienda que el Consejo de Administración esté integrado por un número impar de consejeros propietarios, con el fin de que no exista empate en las decisiones.

Es importante evitar que los consejeros propietarios, al no asistir, sean suplidos indistintamente por cualquier consejero suplente, diluyendo así sus obligaciones frente al resto del Consejo; asimismo, se considera conveniente que el consejero propietario forme un equipo con su consejero suplente con el propósito de lograr una participación más efectiva. En este sentido se considera relevante permitir que el consejero propietario participe en el proceso de selección de su respectivo suplente.

Es necesario que se defina el nombre del Presidente, Secretario y demás consejeros; asimismo, y aunque no forma parte del Consejo de Administración, ya que es el órgano de vigilancia de la sociedad, es fundamental que se nombre al Comisario de la sociedad y que sea convocado a las juntas, asistiendo con voz pero sin voto.

Se sugiere que en el informe anual presentado por el Consejo de Administración, se indiquen los principales cargos de cada consejero a la fecha del informe.

III. Estructura

Se puede considerar que existen tres áreas específicas en las que el Consejo de Administración debe tomar determinaciones importantes para las empresas. Estas son: función de planeación estratégica, evaluación y compensación y auditoría. El Consejo pudiera requerir de mecanismos que le garanticen una adecuada toma de decisiones en dichas áreas.

IV. Operación

El Consejo debe reunirse con una periodicidad que asegure el seguimiento adecuado y permanente de los asuntos de la sociedad. Pueden ser una vez al mes, en forma bimestral, trimestral, etc.

La activa participación y responsabilidad de los miembros del Consejo de Administración se traduce en una mayor institucionalidad de este órgano, por lo tanto, se recomienda que los consejeros tengan acceso con anticipación de cuando menos cinco días hábiles a la reunión, a la información que sea relevante para la toma de decisiones de acuerdo al orden del día contenido en la convocatoria. Lo anterior, no será aplicable tratándose de asuntos estratégicos que requieran confidencialidad; sin embargo, en este caso se deberán establecer los mecanismos necesarios para que los consejeros puedan evaluar adecuadamente las propuestas referentes a dichos asuntos estratégicos.

Además, los consejeros tienen la obligación legal de responder por el ejercicio de sus funciones. El desconocimiento de sus responsabilidades no los exime de sus deberes. Por lo anterior, es importante que se haga del conocimiento de los consejeros el alcance y las consecuencias legales y estatutarias de su encargo.

V. Deberes y obligaciones de los consejeros

Los consejeros asumen obligaciones y responsabilidades al aceptar su cargo. Por esta razón, se considera importante que las sociedades cuenten con un marco genérico de actuación que establezca las normas de conducta a las que deberán apegarse sus consejeros.

Se recomienda que se atiendan los siguientes principios:

1. Comunicar al Presidente y al Secretario del Consejo de Administración cualquier situación de la que se pueda derivar un conflicto de interés y abstenerse de participar en la deliberación correspondiente.

2. Utilizar los activos o servicios de la sociedad sólo para el cumplimiento del objeto social, y definir políticas claras cuando excepcionalmente se utilicen dichos activos para cuestiones personales.

3. Dedicar a su función el tiempo y la atención necesaria, tratando de asistir al 100% de las reuniones a las que sean convocados.

4. Mantener absoluta confidencialidad sobre toda aquella información que pudiera afectar la operación de la sociedad, así como de las deliberaciones que se lleven a cabo en el Consejo.

5. Los consejeros propietarios y, en su caso, los respectivos suplentes, deberán mantenerse mutuamente informados acerca de los asuntos tratados en las sesiones del Consejo de Administración a las que asistan.

6. Apoyar al Consejo de Administración a través de opiniones, recomendaciones y orientaciones que se deriven del análisis del desempeño de la empresa, a efecto de que las decisiones que adopte, se encuentren debidamente sustentadas en criterios profesionales y de personal calificado que cuenta con un enfoque más amplio e independiente respecto de la operación de la empresa.

FUNCIONES BÁSICAS DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN Y, EN CASO DE EXISTIR, DE LOS ÓRGANOS AUXILIARES

Estos órganos auxiliares pueden existir o no; sin embargo, en caso de no existir, los consejeros deben de asumir dichas funciones.

1. Planeación estratégica

Corresponde a la evaluación de la estrategia a largo plazo de los negocios y de las principales políticas de inversión y financiamiento.

Se sugiere que se cumpla con las siguientes funciones:

a. Evaluar las políticas de inversión de la sociedad propuestas por la Dirección General, para posteriormente someterlas a la aprobación del consejo.

b. Evaluar las políticas de financiamiento de la sociedad propuestas por el Director General.

c. Evaluar y, en su caso, sugerir los lineamientos generales para la determinación de la planeación estratégica de las sociedades.

d. Opinar sobre las premisas del presupuesto anual y proponerlas al Consejo para su aprobación.

e. Dar seguimiento a la aplicación del presupuesto y plan estratégico.

f. Identificar los factores de riesgo a los que están sujetas las sociedades y evaluar las políticas para su administración.

g. Presentar al Consejo una evaluación sobre la viabilidad de las principales inversiones y transacciones de financiamiento de las empresas, de acuerdo con las políticas establecidas.

h. Evaluar periódicamente la posición estratégica de las empresas de acuerdo a lo estipulado en el plan estratégico.

i. Auxiliar al Consejo en la vigilancia de la congruencia de las políticas de inversión y de financiamiento con la visión estratégica de la sociedad.

j. Auxiliar al Consejo en la revisión de las proyecciones financieras de la sociedad asegurando su congruencia con el plan estratégico.

2. Auditoría

Debe existir una verificación del cumplimiento de la función de auditoría, asegurándose que las auditorías interna y externa se realicen con la mayor objetividad posible y que la información financiera sea útil, oportuna y confiable, es decir, que la información que llegue al Consejo de Administración y a los accionistas sea transparente, suficiente y refleje adecuadamente la posición financiera de las empresas.

Es importante que exista una coordinación durante las etapas del proceso de auditoría entre el auditor externo, interno y, en su caso, del comisario.

Se sugiere que se cumpla con las siguientes funciones:

a. Proponer a los auditores externos de las empresas.

b. Supervisar el cumplimiento de los contratos de auditoría, asegurando su independencia y objetividad.

c. Revisar las cartas de observaciones y los reportes de auditoría.

d. Recomendar las bases para la preparación de la información financiera.

e. Contribuir en la definición de los lineamientos generales del sistema de control interno y evaluar su efectividad.

f. Evaluación de los programas anuales de audtoría interna.

g. Coordinar las labores del auditor externo, interno y comisario.

h. Verificar que se cuenten con los mecanismos necesarios, de manera que se permita comprobar que las sociedades cumplen con las diferentes disposiciones a las que está sujeta.

Como se establece en la LGSM, el comisario de una sociedad es designado por los accionistas y está encargado, entre otros aspectos, de revisar tanto los estados financieros como la aplicación de las políticas contables. Por otra parte, el auditor es designado por la administración de la sociedad para opinar sobre los estados financieros. Ambas funciones, la del comisario como las del auditor externo son similares, por lo que se recomienda que el comisario sea el propio auditor externo o un socio de la Firma Profesional; sin embargo, cabe aclarar que con fundamento en el Artículo 41 de la nueva Ley del Mercado de Valores, las sociedades anónimas bursátiles (SAP) no estarán sujetas a los Artículos 164 a 171, 172 último párrafo, 173 y 176 de la LGSM, es decir, desaparece la figura del comisario, ya que la vigilancia de la gestión, conducción y ejecución de los negocios, estará a cargo del consejo de administración a través del o los comités que constituya para que lleven a cabo las actividades en materia de prácticas societarias y de auditoría.

El mantener una misma política contable asegura consistencia en la información financiera y facilita la formación de expectativas sobre el futuro de las empresas. Se considera que cuando excepcionalmente se decida cambiar una política contable, se informe con la debida oportunidad y justificación, por lo que la información financiera intermedia se deberá elaborar con las mismas políticas, criterios y prácticas contables con las que se elabora la información anual.

Se sugiere que se aseguren de que existen mecanismos que permitan determinar si las empresas cumplen con las disposiciones legales que le sean aplicables.

3. Evaluación y compensación

Se recomienda que exista un mecanismo que apoye al Consejo en el cumplimiento de la función de evaluación y compensación del Director General y de los funcionarios de alto nivel de la sociedad. Para cumplir con dicha función, se podrá apoyar en las estructuras internas de las sociedades como lo es el área de recursos humanos.

Se recomienda que se cumpla con las siguientes funciones:

• Sugerir al Consejo procedimientos para proponer al Director General y a funcionarios de alto nivel.

• Proponer al Consejo los criterios para la evaluación del Director General y los funcionarios de alto nivel, de acuerdo con los lineamientos generales que establezca el Consejo de Administración.

• Analizar y elevar al Consejo de Administración la propuesta realizada por el Director General acerca de la estructura y monto de las remuneraciones de los principales ejecutivos de la sociedad.

REVELACIÓN DE INFORMACIÓN A LOS ACCIONISTAS Y/O CONSEJEROS

Se considera que en la convocatoria para las asambleas de accionistas como para las juntas del Consejo de Administración Corporativo, los puntos de la orden del día se precisen y determinen con claridad los asuntos a tratar en la misma. En la práctica actual, se llegan a incluir varios temas en un sólo punto de la orden del día; sin embargo, el discutir cada tema por separado facilita su análisis y evita la resolución conjunta de temas sobre los que se puede tener una opinión diferente. Lo mismo sucede cuando se incluye en el orden del día un rubro dedicado a “Asuntos varios”.

De acuerdo con lo anterior, se recomienda lo siguiente:

a. No incluir en el orden del día el rubro referente a “Asuntos varios”.

b. Que toda la información sobre cada punto del orden del día esté disponible, en la medida de lo posible, cinco días antes de la junta o asamblea.

c. Que el acta de la junta o asamblea sea entregada una semana posterior a la celebración de la misma.

d. Que dentro de la información que se entregue a los accionistas y/o consejeros, se incluya la propuesta de integración del Consejo de Administración, así como el perfil profesional de los candidatos.

e. Que el Consejo de Administración incluya en su informe anual a la asamblea, aspectos relevantes de los trabajos de cada órgano intermedio, en su caso.

Bibliografía:

• Código de Mejores Prácticas Corporativas, emitido por el Consejo Coordinador Empresarial.

• Ley del Mercado de Valores del 30 de diciembre de 2005.

* Miembro de la Comisión Representativa del Instituto Mexicano de Contadores Públicos ante las Administraciones Generales de Fiscalización del SAT