Reforma, 3 – Interfase
Felipe Marino

A partir de este año los Comprobantes Fiscales impresos dejaron de tener validez y la factura electrónica es obligatoria, según lo determinó el Sistema de Administración Tributaria (SAT). Así que Interfase entrevistó a proveedores de Comprobantes Fiscales Digitales (CFD) para proporcionar tips sobre cómo asegurarse de hacerlo bien.

Si requieres de una factura al comprar productos o contratar servicios, hay que asegurarse de que el establecimiento tenga facturación electrónica.

1. EL ARCHIVO CORRECTO

Las facturas electrónicas siempre deben ser guardadas en archivos de extensión XML, el único formato que tiene validez ante las autoridades hacendarias del País. Aunque también te adjunten el archivo PDF, no tiene valor legal, sino que sirve para tener un respaldo en un formato legible para cualquier computadora.

2. SE REQUIERE DE UN PAC

Si eres una persona física, requieres de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) para que hagan el timbrado de tus CFDs, hay más de 42. El timbrado certifica que el documento cumple con los requisitos del SAT. Si como empresa o cliente recibes una factura o XML sin timbrar, te darás cuenta porque no tiene folio fiscal y por lo tanto carece de validez.

3. VALIDA TUS FACTURAS

Si como cliente o empresa realizas compras y recibes en el momento o por correo CFDs, hay que validarlas, pues anomalías ameritan penas que van desde el pago de severas multas, hasta la cárcel por el delito de fraude fiscal. En el sitio del SAT verifica que sean legales por medio del folio fiscal, del RFC del Emisor o del Receptor. El SAT cuenta con una herramienta web gratuita para verificar las facturas electrónicas.

4. CREA TUS PROPIAS FACTURAS

Si eres una persona que cobra por honorarios o una pequeña empresa que procesa facturas de bajo volumen, el SAT te permite en su página web emitir tus propias facturas electrónicas de manera gratuita.

5. PAGO POR FACTURA

Si eres una empresa que emite un gran volumen de CFDs por mes, podría ser mejor comprar la licencia del proveedor de software para que emita las facturas que necesitas, ya que pagar cada comprobante fiscal resulta caro a la larga y podría complicar los procesos de contabilidad en tu empresa.

6.MÁS PACS, MEJOR

A la hora de contratar los servicios de un proveedor de software de CFDs, verás que existe una gran oferta. Elige al que tenga más PACs, que son los que hacen el timbrado de las facturas. Si sólo cuenta con uno o dos, la continuidad y rapidez del proceso de timbrado tiene un mayor riesgo.

7. LA NUBE AYUDA

Verifica si los proveedores de software de factura electrónica ofrece almacenamiento en la nube, esto ayuda a que consultes tus facturas en donde quiera que estés desde dispositivos móviles.

8. NIVEL DE SERVICIO

Revisa si los términos y condiciones del servicio de los PACs y del proveedor de software de CFDs cumplen con los procesos operativos de tu negocio y hasta qué punto garantizan cumplir con lo que se comprometen.

9. QUE DÉ ASESORÍA

En caso de contratar a algún proveedor de software de facturas electrónicas, verifica su nivel de soporte en caso de fallas para garantizar la continuidad de tus servicios, no vaya a ser que te dejen colgado.

10. EVITA CONFIARTE

Si cuentas con un ERP y lo quieres integrar con los servicios de un proveedor de servicios de factura electrónica o con los de un PAC, el proceso puede tardar semanas, ya que es necesario hacer mapeo de las herramientas, configurar los programas y realizar pruebas para ver si funciona como se desea, además de capacitar a las áreas involucradas en la empresa. Si prometen hacerlo en cuestión de horas, podría tratarse de un engaño.