Información Confiable ¿Se puede o No?
por Luis Daniel Chávez
En la mayoría de las empresas, la información contable suele darse a destiempo ya que ésta no siempre es generada desde el origen oportunamente. Esto se debe a que el departamento de contabilidad es el área en donde se procesa, al final del mes, toda la información de la empresa ya que los demás colaboradores de las distintas áreas tienden a retrasar el proceso por contingencias que se dan en todos los departamentos.
Casi todos los directores generales de las empresas están acostumbrados a tener Estados Financieros y de Resultados, dos o tres meses después del cierre de mes y piensan que esto es muy normal ya que ven que el departamento contable o fiscal sale de trabajar en la madrugada e, incluso, tiene que ir a laborar sábados o domingos. Entonces, aseguran que no se les puede exigir un mejor tiempo o pedir más de lo que están haciendo.
Cuando las operaciones se hacen el día último de cada mes, no se pueden realizar en forma simultánea y sincronizada tareas como la compra, el pago o la comprobación de los gastos. Por lo cual, debemos esperar a que cada departamento realice su función en el momento en el que éste tenga el tiempo y que toda esta documentación de los diferentes procesos llegue a contabilidad; para entonces, poder comenzar, en muchos de los casos, a re-capturar y procesar la contabilidad para tratar de ofrecer información confiable a nuestros socios o accionistas.
En el tema fiscal, para cuando se realizan las declaraciones, siempre se hace un previo a efecto de poder determinar los pagos provisionales y en la declaración anual se efectúan los ajustes correspondientes. Sólo de esta forma, a fin de año se podrán tener los números definitivos de cómo se comportó nuestra empresa a lo largo del ejercicio fiscal.
Ahora, ¿cómo poder tomar una decisión correcta para costos de venta o para una planeación de recursos o de inversión? O, simplemente, ¿cómo saber cuánto ganamos o perdimos? Si no se tiene información confiable y oportuna, esto es prácticamente imposible.
En la escuela nos enseñan que el “dios contabilidad” es alimentado por miles y miles de documentos cada mes, que “reflejan la operación de la empresa”; pero, en la realidad nos damos cuenta de que ésta nunca cuadra contra lo financiero o los inventarios y es ahí en donde vienen los ajustes mensuales.
Lo anterior, en el supuesto de que sí se dan cuenta de los errores.
Uno de los cientos de procesos de consultoría que ofrecemos a toda nuestra cartera, así como a nuestros futuros clientes, es que cada una de las áreas involucradas en los procesos de operación y de negocio capture su información en una sola base de datos justo en el momento que están sucediendo todos los eventos. De esta forma, los contadores que utilizan DynaWare procesan la contabilidad todos los días tan sólo presionando un botón y realmente se dedican al análisis y auditoría de toda la información dejando así de ser unos simples “capturistas” de papeles.
Así, el director o los gerentes podrán tener todos los reportes de la operación en el momento que se requiera para tomar decisiones certeras y no cuando ya es demasiado tarde.
*Luis Daniel Chávez es Gerente de Consultoría de Negocios de DynaWare y contador de profesiónal.