C.P.C. y L.C.I. Francisco Macías Valadez Treviño
Integrante de la Junta de Honor del IMCP
Una forma de tener a las industrias interconectadas entre sí tomando en consideración partes como cliente y proveedor es la “addenda”.
Formando parte de la estructura de la Factura Electrónica, se encuentra un apartado (nodo) que permite a los contribuyentes integrar al documento información adicional que no es de naturaleza fiscal, pero puede ser utilizado. Este apartado se ha denominado addenda.
El objeto de la addenda es permitir la integración de información adicional en formato electrónico dentro del cuerpo del estándar de Comprobante Fiscal Digital (CFD, o sea XLM), lo que facilita el transporte de los formatos e información adicional, evitando con ello envíos paralelos. Normalmente la addenda es acordada entre las partes involucradas, con la característica de cliente y proveedor, en un intercambio de datos.
El Servicio de Administración Tributaria (SAT) dio a conocer la manera en la que puede ser utilizada la addenda por medio de la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) a través del rubro III.C del anexo 20, puesto que si bien no es un requisito de carácter fiscal, existen reglas que debe seguir la información o los formatos que almacena el documento para garantizar su debida integración.
Para incluir una addenda en una Factura Electrónica (CFDI), resulta necesario que:
1. Se genere la información adicional en el formato del contribuyente
2. Se genere un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) en el estándar definido por el propio SAT y agregue la addenda como información adicional después de que el servicio de certificación del proveedor autorizado (PAC) haya sido exitoso.
3. Dentro de la misma se debe expresar en el formato particular del contribuyente siguiendo los lineamientos establecidos en el Anexo 20 de la RMF.
El que se incorpore una addenda a un comprobante ayuda a la automatización de los procesos, y en la mayoría de las organizaciones esto se traduce en ahorros en el costo de su operación, al hacerlas más eficientes y competitivas. Las addendas las debemos considerar como una de las mejores prácticas a seguir en un comercio a la medida entre Cliente y Proveedor.
Actualmente la factura electrónica ha sido vista como una obligación fiscal para muchas empresas, una oportunidad de mejora y optimización de procesos, cambiando y haciendo casos de éxito que ya se han desarrollado en varias industrias, al aprovechar el uso de documentos electrónicos para reducir y/o eliminar procesos manuales asociados con el ancestro uso del papel. En el caso de las industrias de autoservicio conocidas como tiendas departamentales, industria Farmacéutica y Pemex entre otras, han aprovechado la inercia que se tenía con el Intercambio Electrónicos de Datos, se definieron addendas que permitieron no solo la eliminación del papel, sino también la captura y almacenamiento de millones de hojas de pedidos, remisiones, recibos de almacén, etc.
Al eliminar el papel se debe de buscar que en la información de la addenda contenga todos los elementos suficientes para poder procesar y autorizar y/o rechazar un pago o un crédito en la operación y administración del negocio.
Las addendas tienen la característica que permiten adjuntar tanta información como sea requerida, inclusive en archivos de tipo PDF, Excel, Word o en imágenes que soporten el pago de la factura. Al adicionar toda esta información en el documento electrónico, se puede tener la evidencia de un movimiento en un solo lugar (en la orden de compra, en el recibo del almacén, en la factura, en la información del pago, etc.).
La factura electrónica vista como una obligación fiscal para muchas empresas, puede ser considerada como una oportunidad de mejora, optimización de procesos y transparencia.
Resulta importante difundir que el manejo de las addendas es algo de fácil adopción cumpliendo al menos las siguientes características:
1. Información suficiente en los campos que se solicitan
2. Ayuda en el portal
3. Que sea el proveedor quien ponga sus datos
4. Que se tengan previamente las especificaciones de la compra y/o del servicio, evitando duplicidad en su captura
5. Implementar acuses de recibo
6. Explicar el tipo de comunicación que se usará y cuáles son los medios para comprobar el envío y la recepción
En el Instituto Mexicano de Contadores Públicos señalamos que al seguir estas recomendaciones resulta muy sencillo el implementar un proceso electrónico de recepción y facturación. Después de realizar un análisis FODA y determinar las fortalezas y debilidades de utilizar la addenda, se traduce sin duda alguna en una disminución de los costos y el tiempo requerido en su implementación, lo cual justifica ampliamente que el proyecto adopción de la addenda se realice a la brevedad posible, evitando de esta forma un diferimiento en su utilización.
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